Qu’est-ce que la GED et comment ça marche ?

Définition de la GED : la GED ou la Gestion Electronique des Documents reste méconnue des entreprises et pourtant, beaucoup de sociétés grande ou petite commencent à l’utiliser sans même le savoir. La GED est un ensemble de procédés et de technologies qui permettent d’adresser de grands volumes de documents ainsi que de ses données afférentes. La gestion des différents flux de documents au sein de l’entreprise associe des moyens électroniques de plus en plus sophistiqués et de plus en plus performants.

La GED : quel usage ?

Les usages classiques de la GED répondent à la problématique de gestions des opérations dans le traitement des documents en deux phases :

– la collecte et le stockage des documents qui comprennent : la capture, l’acquisition, la numérisation, la validation, la diffusion, l’appropriation, le classement, l’indexation, la hiérarchisation, l’archivage et toute opération destinée à consigner des documents.

– l’automatisation de toutes ces opérations qui rendent la phase 1 plus fiable tout en permettant une meilleure gestion, un accès sécurisé facilité, une exploitation simplifiée.

Ces deux phases combinées dégagent du temps pour les utilisateurs qui peuvent se consacrer à des tâches à valeur ajoutée. La GED existe depuis plus de 30 ans et avec la crise du COVID-19 elle a connu une accélération sans précédent. C’est même un outil déterminant dans la transformation digitale d’une entreprise. Vous pouvez aussi trouver l’acronyme de GEIDE ou encore ECM (Enterprise Content Management) : Gestion Electronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise. La vocation de la GEIDE est aussi de gérer des documents, mais elle s’intéresse en plus au contenu. Mais aujourd’hui ce terme est suranné et quand on parle de GED dans le sens général ou de GED couplé à l’ECM, les solutions modernes s’intéressent autant qu’aux documents de l’organisation qu’au contenu de l’organisation ainsi que leur l’interopérabilité.

Pourquoi doit-on utiliser une ou installer une GED ?

Vous l’avez compris une GED classiquement permet :

simplyGED intuitif• De trouver facilement et rapidement un document et surtout le document avec la bonne version.

• De gérer la création (la GED pourra par exemple piloter votre imprimante multifonction pour scanner) et l’archivage des documents

• D’avoir une règle unique pour la pratique documentaire, démarche structurante (règles, normes, ISO de classement)

• De pouvoir travailler à un ou plusieurs sur un document et de le mettre à jour.

• De partager des documents qu’avec un nombre de personnes autorisées

En découlent des bénéfices immédiats :

• Rapidité d’accès à des documents stockés et classés, meilleure circulation de l’information dans l’entreprise et hors de l’entreprise

GED = économie d'argent• Réduction des coûts de traitement

• Gain de temps pour les collaborateurs et donc meilleures motivations à réaliser des tâches à valeur ajoutée. Les gains de temps s’élèvent dans les différents processus peuvent s’élever à 75%.

• Une gouvernance documentaire au sein de l’entreprise qui élimine les erreurs et les doutes

• Meilleure sécurisation : autorisation selon les profils utilisateurs

Comment créer une GED ?

Vous avez le choix entre acheter des logiciels avec licences à installer sur vos serveurs ou louer un abonnement en mode SAAS (Software As A Service) autrement dit vos documents se situent dans le cloud. Les entreprises ayant un bagage technique suffisant peuvent s’orienter vers des solutions de GED en Open Source. En moyenne la mise en place d’une GED peut prendre entre 3 et 12 mois. (Note : SimplyGED a été conçu spécifiquement simplifier les processus et se propose de vous offrir une solution préconfigurée en 3 jours chrono. SimplyGED est spécifiquement conçu pour les petites et moyennes entreprises sans sacrifier sur la puissance et les fonctionnalités.)

Quelle GED choisir ?

Crise Sanitaire, Accès aux documentsMaintenant que vous êtes convaincu qu’il vous faut une solution GED, mais laquelle ? Vous pouvez être noyé sous les offres tant le marché est florissant et tous promettent de vous dématérialiser vos documents en un clic. Mais voici quelques critères majeurs à prendre en compte avant de choisir :

Les fonctionnalités : Comment la GED peut reprendre intégralement vos processus métiers en s’intégrant dans votre système d’informations et vous permet de tout piloter.

La sécurité des données : chaque entreprise peut comprendre qu’un « hacking » peut lui être fatal, il lui appartient de trouver un système qui soit le plus robuste possible. Non seulement la GED que vous aurez choisie devra être inviolable, mais elle devra aussi apporter une granularité dans les autorisations d’actions des utilisateurs.

RGPD : avec les nouvelles lois sur la protection de la vie privée et des données, il serait primordial que vos données soient stockées en Europe surtout si vous avez opté pour une solution GED en SAAS

L’usabilité : est-ce le logiciel va être facile à utiliser par vous ainsi que par vos collaborateurs ? Ce critère est l’un des plus importants, car il conditionne l’adoption ou le rejet de la solution GED. Enfin, si la solution GED est multiécran, vous pourrez l’utiliser quel que soit l’appareil : qu’il soit un PC, une tablette ou un mobile.

Le prix : le critère majeur dans l’adoption d’une solution de gestion électronique. La solution devra vous faire économiser substantiellement de l’argent, mais aussi du temps à vos collaborateurs. Récemment, avec la crise sanitaire, à cause du confinement, les salariés n’ont pu accéder à leurs bureaux et à leurs documents. Les sociétés équipées de solution GED ont pu travailler en complète dématérialisation.

La pérennité : la société qui héberge vos données doit avoir fait ses preuves. Ensuite, pouvoir tout migrer si vous changez d’éditeur est un énorme avantage. Vous ne serez pas pris en otage en cas de problème.

Si vous trouvez une solution GED qui réunit tous ces critères, vous pouvez être sûr d’avoir choisi la bonne solution.

Qu’est-ce que la GED et comment ça marche ?